En France, le droit du travail est très encadré. Pour pouvoir exercer une activité professionnelle commerciale, une société est tenue de s'enregistrer afin d'obtenir un document qui se nomme le Kbis. Le Kbis est d'une extrême importance dans la vie de toute entreprise. Il permet de justifier que cette dernière est bel et bien inscrite au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Plusieurs moyens sont mis à disposition pour le récupérer. Il peut notamment être obtenu sur Internet pour le présenter à d'autres entreprises, à des banques ou lorsqu'un tiers cherche à savoir si l'entreprise est en règle pour différentes raisons. Une question se pose néanmoins. Qu'en est-il de la durée de validité du Kbis ? On fait le point dans cet article consacré au sujet.
Quelle est la validité d'un Kbis ?
La période de validité d'un Kbis n'est pas définie par la loi. Néanmoins, dans la pratique, il en va autrement et il est courant que les sociétés et les institutions qui demandent de le fournir exigent un extrait qui date de moins de trois mois. Ce délai est effectif au moment de la date d'émission du certificat délivré.
La validité d'un Kbis est généralement de 3 mois
La durée de validité fixée à trois mois, bien qu'elle soit communément admise, n'a rien d'officiel, sauf dans les départements de l'Alsace et de la Moselle. Cependant, la raison qui conduit à cette demande est juridique. En effet, en cas de litige commercial avec une autre entreprise, la loi ordonne que le Kbis présenté soit de moins de trois mois pour être reconnu. Les photocopies, même certifiées conformes, n'ont aucune valeur et il est nécessaire de présenter l'original.
Comment savoir si un Kbis est valide ?
Pour vérifier qu'un Kbis est valide, plusieurs démarches sont envisageables.
La première des démarches consiste à se rendre sur Internet pour effectuer une vérification d'usage. La procédure est très simple et il suffit de renseigner le numéro de Siret de l'entreprise concernée et qui est attribué par l'INSEE lors de la création de l'entreprise. Par ailleurs, ce numéro d'immatriculation est présent sur chaque document officiel de l'entreprise comme les devis ou les factures fournies aux clients.
La seconde des démarches consiste à se rapprocher du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société pour y recueillir les précieuses informations sur la fiche d'identité de l'entreprise en question et son existence juridique.
N'oubliez pas que la date de délivrance du Kbis est le principal indicateur de sa validité. Il est d'une importance capitale de toujours vérifier cette date avant d'utiliser le Kbis pour s'éviter tout désagrément.
Combien de temps est valable un Kbis en ligne ?
Un Kbis en ligne a la même durée de validité qu'un Kbis physique
En ce qui concerne le kbis en ligne, il répond aux mêmes règles qu'un Kbis physique. En tant que tel, il est authentifié et certifié au niveau du greffe du tribunal de commerce. Il donne une existence juridique à la société dont les informations essentielles. Sa période de validité n'est pas définie, mais il est d'usage d'en présenter un dont la date antérieure de délivrance est inférieure à trois mois.
Pour plus de sécurité, nous vous conseillons de ne pas vous fier uniquement à la version en ligne pour vérifier les informations fournies par le document qui vous est remis de la part de la société avec laquelle vous êtes en contact.
Quelle est la période de validité d'un Kbis pour un auto-entrepreneur ?
Auparavant, les auto-entrepreneurs n'avaient pas à fournir d'extraits de Kbis. Néanmoins, depuis 2015, la loi les oblige à s'immatriculer en enregistrant leur société. Dès lors, eux aussi possèdent une immatriculation officielle dont le Kbis est le document représentatif de l'activité. L'extrait Kbis auto-entrepreneur est aussi connu comme l'extrait K. Il est la carte d'identité de l'entreprise délivrée par le RCS ou par le RM (Répertoire des Métiers). La règle qui prévaut pour la durée de validité du kbis auto entrepreneur est la même que pour tous les autres corps de métiers.
Un auto-entrepreneur doit-il renouveler son Kbis tous les 3 mois ?
Il est important pour les auto-entrepreneurs de toujours avoir un Kbis valide, car il est de coutume de leur demander de présenter un document de moins de trois mois. Les raisons à cela sont les suivantes :
- L'auto-entrepreneur offre des garanties à ces prestataires et peut justifier de son activité et de l'existence légale de sa société.
- L'auto-entrepreneur peut répondre plus facilement à des appels d'offres publics et à des contrats divers.
- L'auto-entrepreneur peut plus aisément souscrire à une assurance ou ouvrir un compte bancaire.
- Cela lui évite de perdre des parts de marché et de donner une image négative de sa société.
Que risque un auto-entrepreneur qui ne possède pas de Kbis ?
L'auto-entrepreneur qui n'est pas en règle s'expose à de grands risques. Il se met de facto hors la loi et de lourdes sanctions peuvent lui être infligées. Dans un premier temps, des astreintes financières ou indemnités journalières de retard peuvent être demandées par l'administration. Celle-ci peut d'ailleurs obliger le contrevenant à s'immatriculer. Si l'auto-entrepreneur a fait preuve d'une mauvaise foi manifeste, et ne s'est pas immatriculé, il est passible d'une peine de trois ans d'emprisonnement et d'une sanction financière qui peut monter jusqu'à 45 000 € d'amende pour travail dissimulé !
L'extrait de Kbis est d'une nécessité absolue pour toutes les entreprises, car il permet d'attester de l'existence légale de ces dernières et de justifier de leurs activités. Bien qu'il n'ait pas de durée légale, il est généralement admis d'en posséder un inférieur à trois mois pour le fournir aux services et prestataires qui en font la demande. Cette date symbolique est rassurante et permet d'offrir des garanties et d'établir un climat de confiance. Il est donc essentiel de toujours vérifier la validité d'un Kbis avant de l'utiliser. Pour en avoir toujours un sous la main, les entreprises peuvent souscrire à un système d'abonnement qui leur permet de recevoir régulièrement le document et d'être à jour.