Une entreprise, indépendamment de sa taille, doit impérativement disposer d’un siège social et donc être légalement domiciliée conformément à l’article L123-11 du Code de commerce. Cependant, certaines sociétés peuvent être domiciliées dans des locaux commerciaux ou partagés. Dans ce cas, pour que la domiciliation de l’entreprise soit effective, elle doit se prémunir d’une autorisation de domiciliation de siège social. Il s’agit d’un document prouvant que le bailleur accepte que la société soit domiciliée dans ses locaux. Ce document fait également partie de la liste des pièces justificatives nécessaires à l’immatriculation d’une entreprise. Voici ce que vous devez retenir des démarches à effectuer pour obtenir une autorisation de domiciliation du siège social d'une entreprise.
C'est quoi une autorisation de domiciliation ?
Lorsqu’une entreprise loue un local ou un logement, il est d’usage que le propriétaire des lieux délivre un document qui atteste son consentement. Il s'agit notamment d'une attestation de domiciliation, également appelée autorisation de domiciliation.
Définition et utilité de l’autorisation de domiciliation de siège social
L’autorisation de domiciliation est un acte officiel attestant qu’une entreprise est autorisée à établir son siège social à une adresse spécifique. En effet, il s’agit d’une pièce indispensable qui permet de légitimer la présence physique d’une entreprise dans un local qui légalement ne lui appartient pas. Cet acte est souvent exigé lors de l’immatriculation de la société et prouve que le propriétaire de l’entreprise consent bien à y mener ses activités.
Comment faire une autorisation de domiciliation ?
De façon générale, une attestation de domiciliation est simple à réaliser. Il suffit que le représentant légal de la société plus précisément son directeur général fasse signer au propriétaire du bail un document autorisant sa domiciliation.
Description détaillée des différentes étapes pour obtenir une autorisation de domiciliation de siège social
La procédure d’obtention d’une attestation de domiciliation se déroule en plusieurs étapes. Voici une présentation détaillée de chacune d’entre elles :
- Choix de l’adresse de domiciliation : Avant de commencer la procédure, l’entreprise doit déterminer l’adresse à laquelle elle souhaite domicilier son siège social. Il peut s’agir du domicile personnel du chef d’entreprise, d’une adresse professionnelle ou d’un centre d’affaires. En procédant au choix de l’adresse, tenez compte des taxes foncières et des lois qui seront applicables à la société.
- Vérification de la compatibilité de l’adresse : Il est essentiel de s’assurer que l’adresse choisie est compatible avec l’activité de l’entreprise et qu’elle est conforme aux réglementations locales. Parfois, les règles de copropriété peuvent constituer un obstacle à votre domiciliation en fonction du type d’activité que vous menez. Renseignez-vous alors parfaitement sur l’adresse que vous souhaitez choisir.
- Rédaction d’une demande d’autorisation : Une fois l’adresse choisie, l’entreprise doit rédiger une demande d’attestation de domiciliation. Cette demande doit contenir des informations sur l’entreprise, la nature de son activité, ainsi que des pièces justificatives. Veillez à ce qu’aucune pièce ne manque pour éviter les retards de traitements de la demande.
- Soumission de la demande au propriétaire des lieux : La demande d’attestation doit être adressée au propriétaire des lieux sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. Ce dernier se chargera ensuite de remettre au locataire un document confirmant qu’il accepte ou non la domiciliation.
Après signature des deux parties concernées, la présence d’un notaire qui authentifiera le document peut être requise. Au cas où le propriétaire des locaux déclinerait la demande du locataire, plusieurs options s’offrent à ce dernier pour qu’il domicilie son entreprise. L’une des options les plus intéressantes consiste par exemple à se tourner vers une société de domiciliation.
Quels sont les documents nécessaires pour obtenir une autorisation de domiciliation de siège social ?
Le locataire doit joindre à sa demande d’autorisation un certain nombre de documents. Pour l’essentiel, ces documents sont destinés à confirmer son identité s’il souhaite domicilier son entreprise à son domicile. En revanche, s’il souhaite être locataire d’un bail, il doit fournir des documents concernant son entreprise.
Énumération et explication des documents requis pour une autorisation de domiciliation de siège social
Pour obtenir une attestation de domiciliation de siège social, l'entreprise doit soumettre quelques documents. Voici une énumération des principaux documents requis :
- Un justificatif d’identité du dirigeant de l’entreprise : Une copie de la carte d’identité ou du passeport du dirigeant est généralement exigée.
- Un justificatif de domicile du dirigeant : Si le responsable choisit son domicile comme adresse de domiciliation, il devra fournir un justificatif datant de moins de trois mois.
- Un bail commercial ou une convention de domiciliation : Si l’entreprise choisit une adresse commerciale ou un centre d’affaires, un bail commercial ou une convention de domiciliation devra être fourni.
- Un extrait Kbis de moins de trois mois : C’est un extrait qui permet à l’entreprise de justifier de son existence d’un point de vue légal.
Enfin, une copie précisant la forme juridique (SARL, SAS, etc.) de l’entreprise doit également être fournie. La compagnie peut l’obtenir en s’adressant directement au greffe du tribunal de commerce.
Est-il possible de changer de domiciliation de siège social après avoir obtenu une autorisation ?
Une fois l’attestation de domiciliation approuvée, il est logique que l’entreprise s’installe à une nouvelle adresse. Il est donc possible de changer de domiciliation de siège social et ce même après avoir obtenu une attestation.
Explication des conditions et du processus pour modifier la domiciliation de siège social après l’obtention de l’autorisation
Certaines conditions doivent être remplies lors du processus de modification de la domiciliation. Voici une explication des principales conditions et du processus pour modifier la domiciliation de siège social :
- Respecter les délais légaux : Conformément à la législation en vigueur, la société doit publier un avis de transfert de siège social avant de procéder à un changement de domiciliation. Cet avis doit mentionner l’adresse de l’ancien siège social et celle du nouveau. Cela permet d’informer les tiers.
- Informer le propriétaire : L’entreprise doit informer le propriétaire des lieux de son intention de changer de domiciliation. Cela peut habituellement se faire au moyen d’une annonce légale.
- Mettre à jour les documents officiels : Une fois le changement effectué, l’entreprise doit mettre à jour ses documents officiels. Il s’agit en occurrence de l’extrait Kbis, pour refléter la nouvelle adresse de domiciliation.
Pour finir, l’attestation de domiciliation du siège social d’une entreprise est un acte très important. Il est essentiel de comprendre les étapes nécessaires pour l’obtenir et de se préparer en conséquence en fournissant tous les documents requis.