La note de frais est, en France et ailleurs dans le monde, un document extrêmement important qui est couramment utilisé, tant par les PME que par les grands groupes internationaux. Les notes de frais sont des éléments essentiels à la gestion comptable des entreprises et doivent être répertoriées avec précaution pour être en conformité avec la loi et l'administration fiscale. En quoi consistent les notes de frais ? Quels sont les différents frais qu'elles prennent en compte ? Qui concernent-elles ? Découvrez à la lueur de cet article leur importance et leurs spécificités.
Qu'est-ce que la note de frais ?
La note de frais est un document établi par le salarié d'une entreprise qui lui permet d'être remboursé des dépenses professionnelles qu'il a engagées pour répondre à des besoins liés à son activité.
La note de frais : un document nécessaire
Diverses dépenses (nous le verrons plus tard) entrent dans le périmètre de ses remboursements et elles varient en fonction de chaque société. Toutefois, pour que l'employeur rembourse les collaborateurs, ces derniers doivent présenter des justificatifs fournissant le montant de leurs frais. Cette note de frais entrera également dans les écritures comptables de l'entreprise.
Quels types de dépenses peuvent être couverts par une note de frais ?
La note de frais permet aux salariés de prétendre au remboursement de différentes dépenses auprès de leur entreprise. Selon la taille de l'entreprise et sa santé financière, elles prennent en charge tout ou partie des frais de leurs salariés. Ceux-ci peuvent être de différentes natures. À titre d'exemples, voici certaines des notes de frais les plus communément acquittées par les employeurs :
- Les frais de déplacement : les frais de déplacements professionnels peuvent être remboursés aux collaborateurs. Il en existe de toutes sortes qui répondent à diverses lignes de dépense aussi variées que les frais de taxi, les frais d'essence, les frais de location de voiture, les billets de transport (avion, train, métro, tram, RER, etc.), les frais de parking… Les frais de déplacement sont calculés en fonction de la distance parcourue, du moyen de transport utilisé et des tarifs en vigueur.
- Les frais de repas : les notes de frais peuvent également couvrir les dépenses en rapport avec les frais de restauration et les repas. Selon la nature du poste du salarié, de la distance de déplacement, des accords d'entreprise et des négociations à l'embauche des collaborateurs, le remboursement des notes de frais de repas peut être partiel ou total.
- Les frais d'hébergement : les notes de frais professionnels peuvent être soumises à l'employeur lors de déplacements en France ou à l'étranger qui occasionnent des nuitées loin de son domicile.Vous pourrez trouver des chambre d'hôtel au bon rapport qualité/prix, comme sur le site des hôtels-restaurant Campanile.com par exemple. En fonction de l'entreprise, le montant du remboursement dépend des accords et conventions établis.
- Les dépenses de fournitures de bureau : d'autres lignes de dépense moins onéreuses que les précédentes, mais utiles et nécessaires au salarié peuvent être concernées par les notes de frais. Les fournitures de bureau en sont le parfait exemple. Généralement, un forfait mensuel ou annuel est alloué au salarié.
Tous ces exemples sont autant de dépenses pouvant être remboursées via une note de frais.
Pourquoi la note de frais est-elle importante en entreprise ?
Dans le cadre de l'entreprise, la note de frais est indispensable. La note de frais est un document comptable qui va permettre au salarié de joindre les justificatifs de ses dépenses professionnelles à ce document et de se faire rembourser le montant par l'employeur. La note de frais est également très importante pour l'employeur, car ce sont de précieux documents comptables qui lui permettent de récupérer la TVA et de fournir des pièces justificatives inhérentes à sa gestion comptable.
La note de frais : un document indispensable à la gestion d'une entreprise
La note de frais permet de rembourser les employés de leurs dépenses tout en assurant une gestion optimale des dépenses de l'entreprise. Néanmoins, toutes les entreprises n'ont pas la même gestion concernant les notes de frais.
- Certaines choisissent une gestion au forfait : l'avantage de la gestion des notes de frais au forfait est de permettre à l'entreprise de maîtriser ses coûts de dépense. Un barème déterminé par l'Urssaf permet d'indemniser mensuellement le salarié concerné par des notes de frais.
- D'autres optent pour le remboursement aux frais réels : le remboursement des notes de frais au réel consiste à indemniser le salarié du montant exact de ses dépenses.
Quelles sont les règles concernant les notes de frais ?
La note de frais est clairement encadrée par la législation française et il convient aux entreprises et aux salariés de ne pas faire n'importe quoi. Voici quelques rappels auxquels il faut se tenir :
Les indications que les notes de frais doivent contenir
Afin d'être valide, la note de frais doit répondre à des devoirs légaux. Le salarié doit y indiquer :
- La date de l'action
- Le montant
- Le motif relatif à la demande
Le salarié doit également joindre un justificatif attestant ses dépenses. Celui-ci peut être une facture physique ou numérique. Les justificatifs d'hébergement et de repas (lorsque le salarié invite un convive) donnent lieu à des renseignements spécifiques, tout comme les frais kilométriques.
Le délai légal de remboursement d'une note de frais par l'entreprise
Si, dans l'absolu, les entreprises ne traînent pas trop pour rembourser les notes de frais de leurs salariés et qu'il est communément admis que le délai de remboursement s'effectue dans le mois qui suit la demande, la loi, quant à elle, est plus conciliante. Légalement, un délai de cinq ans est accordé à l'employeur pour s'acquitter du montant dû.
Les devoirs du salarié pour produire sa note de frais
L'entreprise peut imposer au salarié de produire sa note de frais dans un délai de temps raisonnable. Passé ce délai, si aucun justificatif n'est produit, l'employeur peut refuser de le rembourser.
Les notes de frais sont d'une grande importance pour les entreprises et les salariés qui y ont recours. Comprendre leur fonctionnement et leur gestion permet d'agir dans les règles pour une meilleure gestion financière. Si vous ne maîtrisez pas les tenants et les aboutissants des notes de frais, nous vous recommandons de vous tourner vers un expert-comptable afin de vous faire conseiller à bon escient pour une bonne pratique.